Als zzp’er is het zeker in het begin zoeken naar de beste manier om je urenadministratie bij te houden. Het is belangrijk dat je hier goed over nadenkt want, uiteindelijk wil je de gewerkte uren aan de klant kunnen verantwoorden. Een urenregistratiesysteem is op verschillende aspecten een voordeel ten opzichte van een Excel-document. Niet in de eerste plaats omdat het veel meer functionaliteiten biedt. Het bijhouden van de gemaakte uren in urenregistratie software heeft voor zzp'ers meer voordelen. In dit blog besteden wij aandacht aan het registreren van je uren.

Het registreren van het aantal uren

Als je gebruikmaakt van een urenregistratiesysteem is de eerste stap het aanmaken van de verschillende projecten. Vervolgens maak je verschillende taken aan die onderdeel zijn van je bedrijf en het project. Als je dit hebt gedaan is het belangrijk dat je een vast moment bepaalt waarop je de uren registreert. Als je dit op een vast moment doet, bijvoorbeeld elke keer aan het einde van de dag of één keer in de week, wordt het op den duur een gewoonte. Het is efficiënter als je het regelmatig doet om ervoor te zorgen dat je de uren nauwkeurig bijhoudt. Als je het één keer in de maand doet is de kans groot dat je niet meer precies weet hoelang je ergens mee bezig was.

Inzicht in je tijdsbesteding

In urenregistratie software kun je verschillende projecten bijhouden. Als je start met een project kun je in het systeem een planning maken. Vervolgens houd je de gemaakte uren bij en aan het eind van het project zie je precies hoeveel uren je daadwerkelijk hebt gemaakt. Zo is het ook voor jezelf inzichtelijk hoeveel uren je aan een bepaald project besteedt. Je kunt de gemaakte uren gemakkelijk aan je opdrachtgever verantwoorden. Doordat je de uren bijhoudt is het voor een volgend project inzichtelijk wat een realistisch aantal uren is.

Urenregistratie via een app

Als zzp’er wil je elk moment van de dag optimaal benutten. Waarom dan niet je uren bijhouden met een app? Verschillende aanbieders van urenregistratie programma’s bieden een mobiele applicatie aan. Als je even tijd hebt tussen twee afspraken door of onderweg bent, pak je de urenregistratie app erbij en je voert eenvoudig de gemaakte uren in. Ook bieden veel tijdregistratiesystemen een timer waarmee je per taak precies bijhoudt wat je van minuut tot minuut doet.

Het factureren van de gewerkte uren

Nadat je de uren hebt geregistreerd is het tijd om een factuur op te maken. De urenregistratie vormt de basis van je factuur. In sommige urenregistratie software is het zelfs mogelijk om vanuit de software gelijk een factuur op te stellen en te versturen. Het is ook mogelijk om je urenregistratie te koppelen aan een boekhoudsysteem of facturatie programma. De geregistreerde uren worden dan geëxporteerd en vanuit het programma kun je een factuur versturen.

Urenregistratie gezamenlijke projecten

Wellicht registreer je nu alleen nog de uren die je als zzp’er maakt. In de toekomst wil je misschien wel uitbreiden of werk je samen met een andere zzp’er aan een project. Ook dan voorziet het urenregistratiesysteem in het registreren van je uren. Het is precies inzichtelijk welke persoon een bepaalde activiteit heeft uitgevoerd en hoeveel tijd hij of zij heeft besteed. Er is zodoende nooit onduidelijkheid over het aantal uren dat iemand heeft besteed.