Excel als boekhoudprogramma, handig of niet?

Excel kan heel handig zijn als je een startende ondernemer bent. Zoals je waarschijnlijk weet ben je als ondernemer (dus ook als zzp’er of freelancer) verplicht een boekhouding bij te houden. Er zijn verschillende manieren om je boekhouding te doen. Vandaag gaan we het hebben over boekhouden in Excel.

Boekhouden kun je op verschillende manieren. Bijvoorbeeld via een administratie in een map met papieren, maar dat is echt niet meer aan te raden. Niet alleen is dit hopeloos ouderwets, er zitten ook veel risico’s aan. Stel dat je koffie knoeit over de papieren en het wordt onleesbaar, wat dan? Daarnaast is het moeilijk reservekopieën te maken van je papieren, of je moet ieder vel gaan inscannen of handmatig kopiëren. Dat doe je toch niet?

Je kunt ook alles bij een boekhouder neergooien, maar die werkt ook niet voor niks. Als (startende) ondernemer is dat waarschijnlijk te duur. Een boekhoudprogramma is ook een goede manier om je administratie te doen. Als je nog klein bent en een niet al te grote boekhouding hebt, kun je dit ook in Excel doen.

Voordelen boekhouden in Excel

Het belangrijkste voordeel van boekhouden in Excel is dat het gratis is. Je hebt waarschijnlijk wel een computer of tablet. Vaak staat daar al Excel of een vergelijkbaar programma op. Je hebt dus geen kosten als je je boekhouding in Excel voert.

Daarnaast kun je je Excel-bestand indelen zoals je zelf wilt. Wil je bijvoorbeeld je uren bijhouden voor het urencriterium? Dat kan in Excel. Maar ook je kilometerregistratie en je facturatie kun je doen in Excel. En zo kun je, als je een goed Excel-bestand hebt, best veel dingen overzichtelijk bijhouden. Maar er zijn wel een paar dingen die je goed in de gaten moet houden.

Je moet alles namelijk wel goed instellen. Dit kun je zelf doen, of je downloadt een complete Excel-boekhouding via een van de vele aanbieders op het internet.

Als je zelf goed je boekhouding kunt bijhouden én je boekhouding is nog niet zo heel groot, dan is boekhouden in Excel heel goed te doen.

Nadelen boekhouden in Excel

Het grootste nadeel van een boekhouding in Excel is echter dat je alles zelf moet instellen en aanpassen. Je kunt wel een goede Excel-boekhouding downloaden, waarin al veel geautomatiseerd is. Maar dan nog moet je zelf alle bedragen, bonnetjes, facturen etc. zelf in de Excel invoeren. Je moet dan wel heel secuur te werk gaan. Een foutje is snel gemaakt. En een foutje in een uitgebreide boekhouding is niet zomaar op te sporen en opgelost. 

Als je bedrijf steeds groter wordt, en je boekhouding daardoor steeds complexer, wordt het op een gegeven moment niet meer handig om je boekhouding in Excel te doen. Het kost je te veel tijd om alles in te voeren, terwijl je je boekhouding ook kunt automatiseren. Als jij het gevoel hebt dat je te veel tijd kwijt bent aan je administratie, ga dan op zoek naar een online boekhoudprogramma. Zo bespaar je veel tijd.

Tips:

► Maak een online back-up. Dit kun je doen door je Excel naar jezelf te mailen, in bijvoorbeeld Gmail of Outlook, zo blijft deze in de mailbox staan. Maar je kunt ook gebruikmaken van online tools zoals Google Drive, OneDrive of Dropbox. Dan bewaar je je Excel-boekhouding veilig online en raak je deze nooit kwijt.

► Gebruik één Excel-bestand per jaar. Ga dus niet meerdere tabbladen aanmaken of iets dergelijks. Als je een Excel-bestand gedownload hebt, pas deze dan aan naar een nieuw jaar.