Offerte opstellen: tips & tricks

Een offerte is een gespecificeerde prijsopgave van je diensten. Maar een goede offerte geeft je een optimale kans op een nieuwe opdracht. Je wilt met jouw offerte een potentiële klant of opdrachtgever verleiden en overtuigen. Met het versturen van jouw offerte kun je je onderscheiden van je concurrenten. Want de kans is heel (heel!) erg groot dat de aanvrager ook offertes bij je concurrenten heeft aangevraagd.

Wat zet ik in een offerte?

Allereerst is het belangrijk dat je geen standaardoffertes verstuurt. Juist door een offerte persoonlijk te maken, onderscheid je je van je concurrenten. Maar om dit te kunnen doen, moet je eerst goed de wens van de potentiële klant of opdrachtgever in kaart brengen. Geef geen algemene diensten of prijzen, maar specificeer en spits het toe op de wens van de klant. Hiermee laat je zien dat je geluisterd hebt naar de klant en begrijpt wat de klant nodig heeft. Geef bij je offerte eventueel een optie tot uitbreiding. Laat zien wat er ook mogelijk is. Misschien haak je hierdoor in op een vraag waarvan de klant niet eens wist dat hij of zij hem had.

In de offerte moeten in ieder geval de volgende onderdelen staan:

Gegevens van jouw bedrijf
Gegevens van de klant
Datum
Offertenummer
Samenvatting van de werkzaamheden
Uurtarief
Totale prijs
Geldigheidsduur van de offerte
Verwijzing naar je algemene voorwaarden

Ben concreet in het vermelden van bedragen. Voorkom hiermee onduidelijkheden. Welke werkzaamheden vallen er binnen de offerte, worden er reiskosten berekend, wanneer spreek je van meerwerk? Specificeer op elk onderdeel.

De concurrent

Prijs jezelf niet uit de markt. Blijf op de hoogte van de prijzen die je concurrenten hanteren. En pas je tarieven zo nodig aan. Of benoem waarom jouw prijs hoger is (door specialisatie, gebruik van duurzame producten, kwaliteit, etc.).

Huisstijl

Zorg ervoor dat je offerte representatief is en een visitekaartje is van je onderneming. Gebruik je huisstijl en logo. Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke lay-out. Vanzelfsprekend mogen er geen typ- en of spelfouten in de offerte zitten. De aanvrager zal verschillende offertes aanvragen en naast elkaar leggen. Jouw offerte moet eruit springen en positief opvallen.

Tips:

Scheid werkzaamheden en specificeer ze (ook in prijs): op deze manier kan de klant kiezen of hij alle werkzaamheden wil laten uitvoeren of er misschien maar een aantal wil afnemen.
Begeleidend schrijven: als je samen met de offerte een begeleidende brief stuurt, kun je verwijzen naar een eerder gesprek en de belangrijkste punten van de prijsopgave benoemen.
Inschatting ROI (return on investment): de klant zal een totaalprijs willen weten en deze afzetten tegen de totale prijs van de concurrenten. Daarnaast wil de klant weten wat de aankoop gaat kosten en uiteindelijk gaat opleveren. Als jij in staat bent een reële inschatting te maken van de ROI, vermeld dit in de offerte.
Algemene voorwaarden: het is voor een potentiële klant fijn te weten met welke algemene voorwaarden je werkt. Zo weet de aanvrager waar hij of zij aan toe is. Als je algemene voorwaarden meestuurt, benoem ze dan in het begeleidend schrijven en de offerte.
Limiteren: je bent vast de zin “zolang de voorraad strekt” ooit tegen gekomen. Deze zin heeft een duidelijk doel. Het zet de potentiële klant aan tot beslissen.
Stuur de offerte in pdf-formaat: het formaat blijft behouden, het ziet er netjes uit en er kunnen geen veranderingen in worden aangebracht.
Verstuur je offerte snel: zo ben je de concurrentie al een stap vooruit.
Onderhandelingsruimte: onderhandelen naar aanleiding van een offerte is gangbaar. Zorg daarom dat die marge er is.
Extra tip: Wil je heel gemakkelijk, in je eigen huisstijl, offertes opmaken én deze direct kunnen omzetten naar facturen? Gebruik dan een boekhoud- en facturatieprogramma. Zo maak je heel snel offertes en hou je deze eenvoudig in de gaten. Zo verlies je nooit een potentiële klant.

Wij raden hiervoor het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl aan.

Nabellen!

Wat veel ondernemers vergeten is nabellen van een offerte. Jij wil deze klant toch binnenhalen? Anders hoef je net zo goed geen offerte te sturen. Bel naar de potentiële klant of er nog vragen zijn en of de offerte duidelijk is. Juist door dit persoonlijke contact trek je een klant eerder binnen. Denk niet dat je jezelf opdringt.

Terug naar het overzicht